Cómo Archivar Correos Electrónicos En Outlook

Organice su bandeja de entrada de Outlook archivando los correos electrónicos que no desea eliminar pero que no necesita ver ahora.

El archivo de correo electrónico es una de las mejores maneras de mantener ordenada su bandeja de entrada. Si está tratando de hacerlo en Outlook, está de suerte. Archivar su correo electrónico es fácil con Outlook en la web y Outlook para escritorio.

Esta guía cubre todas las mejores formas de archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook en su computadora.

¿Qué es Archivar en Outlook?

En el contexto de Outlook y el correo electrónico, un archivo es básicamente cualquier correo electrónico que elija separar de su bandeja de entrada principal.

Archivar correo electrónico en Outlook en la web significa mover el correo electrónico de la carpeta Bandeja de entrada predeterminada a la carpeta Archivo.

Archivar correos electrónicos en Outlook de escritorio básicamente significa mover correos electrónicos de su archivo PST de Outlook predeterminado a un nuevo archivo PST. Puede pasar de este archivo PST y acceder a todos sus correos electrónicos archivados en cualquier momento.

Si es nuevo en Outlook, compare Outlook en la web y Outlook para escritorio y vea cuál se adapta a sus necesidades.

¿Puedo usar mi archivo de Outlook para todas mis cuentas de correo electrónico?

Hay dos casos en los que la función Archivar no está disponible en Outlook.

En primer lugar, si tiene una cuenta de correo electrónico de Exchange Server y su organización usa el archivo en línea de Microsoft Exchange Server, no podrá usar la función nativa de archivo de Outlook.

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En segundo lugar, si su administrador de red ha desactivado el archivado, tampoco podrá archivar correos electrónicos.

En cualquier caso, comuníquese con el administrador de red de su organización para obtener ayuda.

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook en la web

Archivar correo electrónico en Outlook en la web es más fácil que archivarlo en la aplicación de escritorio. Simplemente haga clic en algunas opciones y el correo electrónico seleccionado se archivará.

Así es cómo.

  1. inclinate hacia Outlook.com Inicie sesión en su cuenta de correo electrónico.
  2. Haga clic en la carpeta a la izquierda donde se encuentra su correo electrónico.
  3. En el panel derecho, seleccione los correos electrónicos que desea archivar.
  4. Haga clic en la opción marcada. almacenamiento en la barra de menú superior
  5. Si archiva accidentalmente un correo electrónico cancelar Abajo para invertir la acción.

Archivar correo electrónico en Outlook en la web

Puede ver todos los correos electrónicos archivados haciendo clic en Siguiente. almacenamiento A la izquierda.

Para mover correos electrónicos archivados a la carpeta predeterminada, almacenamiento Haga clic en Correo electrónico en la carpeta para mover Haga clic y elija dónde mover el correo electrónico.

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Cómo autoarchivar correos electrónicos en Outlook

Puede archivar correos electrónicos de forma automática o manual desde su escritorio de Outlook. Esta sección describe cómo usar la función Autoarchivar en el escritorio de Outlook.

Autoarchivar es el nombre de una característica que lo ayuda a archivar automáticamente los correos electrónicos en su aplicación de Outlook. Esta función envía un correo electrónico desde la carpeta predeterminada al archivo después de un tiempo predefinido.

Se pueden configurar varias opciones dentro de esta función, y los siguientes pasos describen cómo configurarlas.

  1. abierto vista en tu ordenador.
  2. hacer clic ejemplo Seleccione en la parte superior y luego Seleccione en la barra lateral izquierda.
  3. Hacer clic avanzado elección izquierda.
  4. encontrar archivo automático en el panel derecho Configuración de Autoarchivar botón.
  5. Confirmar Ejecutar Autoarchivar Seleccione una opción y especifique cuándo debe ejecutarse la característica en Outlook.
  6. a Establecer carpeta predeterminada para archivar En la sección, elija cuándo deben archivarse los elementos. De forma predeterminada, especifica la antigüedad del contenido de Outlook.
  7. hacer clic Búsqueda Seleccione la carpeta de destino para el archivo de almacenamiento. Solo debe hacer esto si no le gusta el directorio PST de Outlook predeterminado.
  8. Finalmente, golpea me gusta Está en la parte inferior para guardar los cambios.
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Archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook

Si no desea que Outlook archive automáticamente sus correos electrónicos, puede desactivar Autoarchivar.

Para hacer esto:

  1. abierto vista en tu ordenador.
  2. hacer clic ejemplo seleccione de la parte superior Seleccione A la izquierda.
  3. Hacer clic avanzado elección izquierda.
  4. hacer clic Configuración de Autoarchivar en el panel derecho
  5. desmarcar Ejecutar Autoarchivar opciones en la parte superior.
  6. hacer clic me gusta en el fondo.

Cómo archivar manualmente correos electrónicos en Outlook

Para tener más control sobre el archivado de correo electrónico, puede archivar manualmente los correos electrónicos en Outlook. Esto le permite archivar correos electrónicos clave cuando sea necesario.

Para usar este método:

  1. abierto vista en tu ordenador.
  2. hacer clic ejemplo Está en la esquina superior izquierda.
  3. Seleccione Información pestaña izquierda.
  4. Haga clic en el icono de la flecha hacia abajo herramienta y elige organizando cosas viejas.
  5. Aparece un cuadro de diálogo que le permite configurar el archivado manual de correo electrónico.
  6. En la parte superior, tiene dos opciones para decidir qué incluir en el archivo. Elige el que quieras usar.
  7. Seleccione las carpetas para agregar al archivo.
  8. Use la opción de calendario para seleccionar la antigüedad del artículo.
  9. hacer clic Búsqueda Seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo de Outlook.
  10. pegar me gusta Está en la parte inferior para comenzar a crear archivos de correo electrónico en Outlook.

Archivar correos electrónicos manualmente en Outlook

Una vez que se crea el archivo, puede mover el archivo PST resultante a cualquier lugar que desee.

Cómo ver correos electrónicos archivados en Outlook

Acceder a su correo electrónico archivado en Outlook para el escritorio es tan fácil como en Outlook en la web. Simplemente cargue su archivo de almacenamiento en Outlook y verá todos sus correos electrónicos archivados.

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Aquí se explica cómo importar archivos de correo electrónico PST a Outlook en su computadora.

  1. comienzo vista.
  2. Hacer clic ejemplo menu principal.
  3. Elegir Exportación abierta en la barra lateral izquierda
  4. en el panel derecho Abrir archivo de datos de Outlook Al importar archivos de datos PST al programa.
  5. Navegue a la carpeta que contiene el archivo comprimido y haga clic en el archivo abierto en el fondo.
  6. El archivo debe cargarse en el programa y debería poder ver todos los correos electrónicos archivados.

Ver correos electrónicos archivados en Outlook

Si tiene varios archivos, puede combinar archivos PST de Outlook.

Mantenga su Outlook ordenado archivando sus correos electrónicos

Si se siente abrumado por la cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada, es hora de archivar algunos de estos correos electrónicos y deshacerse de ellos. Puede usar los métodos anteriores para mover correos electrónicos menos importantes al archivo para que pueda trabajar en correos electrónicos que necesitan atención inmediata.

El problema del correo electrónico es que gestionarlo no es fácil, ni siquiera para los profesionales. Sin embargo, hay algunos consejos y trucos que puede aprender para que la administración de sus correos electrónicos sea mucho menos onerosa.

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